Những điều bắt buộc phải biết

Thuế giá trị gia tăng – Umsatzsteuer – luôn là một trong những phần khiến người tự kinh doanh “mất ngủ”:
hóa đơn phải ghi đúng thuế suất, khai báo định kỳ (Umsatzsteuer-Voranmeldung), xử lý thuế đầu vào (Vorsteuer), theo dõi thời hạn…

Vì vậy nhiều người chọn Kleinunternehmerregelung theo § 19 UStG để giảm gánh nặng hành chính.

Nhưng từ 01.01.2025, quy định này đã thay đổi đáng kể. Nếu không nắm rõ, bạn có thể mất quyền Kleinunternehmer ngay giữa năm – và phải tính VAT lập tức.

Bài viết này tóm lược toàn bộ những điểm quan trọng bạn cần biết.

I. Kleinunternehmerregelung là gì?

Nếu áp dụng § 19 UStG:

• Bạn không phải nộp Umsatzsteuer cho doanh thu của mình

• Thông thường không phải nộp Umsatzsteuer-Voranmeldung

• Giảm đáng kể thủ tục kế toán

Nhưng đổi lại:

• Không được khấu trừ thuế đầu vào (kein Vorsteuerabzug)

• VAT trong hóa đơn đầu vào (mua laptop, phần mềm, dịch vụ…) bạn không được hoàn lại

Từ 2025, về mặt pháp lý, doanh thu của Kleinunternehmer được xem là miễn thuế (Steuerbefreiung) – không chỉ đơn giản là “không thu thuế” như trước.

II. Ngưỡng doanh thu mới từ 2025

Từ 01.01.2025 áp dụng hai ngưỡng:

1. Tổng doanh thu năm trước (Netto) ≤ 25.000 €

2. Doanh thu năm hiện tại ≤ 100.000 €

Thay đổi quan trọng: 

Trước đây, giới hạn năm hiện tại dựa trên dự báo (Prognose).
Từ 2025, 100.000 € là giới hạn thực tế (Ist-Grenze).

Điều đó có nghĩa:

• Vượt 100.000 € → mất quyền Kleinunternehmer ngay lập tức

• Ngay doanh thu làm vượt ngưỡng đã phải chịu Umsatzsteuer

Với doanh nghiệp tăng trưởng nhanh, đây là rủi ro dòng tiền rất lớn nếu không chuẩn bị.

III. Trường hợp thành lập mới

Người mới thành lập từ 2025 mặc định bắt đầu là Kleinunternehmer (vì chưa có doanh thu năm trước).

Nhưng nếu trong năm vượt 25.000 € (Netto)
→ quy định kết thúc ngay tại thời điểm vượt ngưỡng.

Vì vậy startup tăng trưởng mạnh cần theo dõi doanh thu cực kỳ sát.

IV. Một người = một doanh nghiệp (về Umsatzsteuer)

Về VAT, toàn bộ hoạt động kinh doanh của một cá nhân được cộng chung.

Ví dụ bạn có:

• Online-Shop

• Coaching

• Thiết kế

→ Tất cả cộng lại để tính 25.000 € và 100.000 €.

Ngược lại, các pháp nhân như GmbH, UG, GbR được xem là doanh nghiệp riêng biệt.

V. Doanh thu nào được tính?

• Tính theo doanh thu thực thu (vereinnahmte Entgelte)

• Tính theo Umsatz, không phải lợi nhuận

Không quan trọng bạn lời bao nhiêu – quan trọng là khách hàng đã trả bao nhiêu.

Lời khuyên:
Từ giữa năm, nên kiểm tra doanh thu định kỳ để tránh vượt mốc 100.000 € một cách “vô tình”.

VI. Hệ quả khi áp dụng Kleinunternehmer

Nếu bạn thuộc diện này:

• Hóa đơn không ghi VAT

• Không nộp Umsatzsteuer

• Không được khấu trừ Vorsteuer (kể cả Einfuhrumsatzsteuer)

VII. Điều gì xảy ra khi vượt 100.000 €?

Khi doanh thu năm vượt 100.000 €:

• Bạn mất quyền Kleinunternehmer kể từ thời điểm đó

• Doanh thu làm vượt ngưỡng phải chịu thuế theo chế độ thông thường (Regelbesteuerung)

Ngay lập tức bạn phải:

• Xuất hóa đơn có VAT đúng thuế suất

• Điều chỉnh giá nếu cần

• Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ Umsatzsteuer

Nếu chưa chuẩn bị, lợi nhuận có thể bị ảnh hưởng nghiêm trọng.

VIII. Có thể tự nguyện áp dụng Regelbesteuerung không?

Có.

Kleinunternehmerregelung không bắt buộc. Bạn có thể từ bỏ § 19 UStG và áp dụng chế độ thông thường.

Khi đó:

• Phải tính và nộp VAT

• Nhưng được khấu trừ Vorsteuer

Khi nào nên cân nhắc?

1. Đầu tư lớn (thiết bị, sửa chữa, hàng hóa)
   → Hoàn thuế đầu vào giúp cải thiện thanh khoản

2. Khách hàng chủ yếu là doanh nghiệp (B2B)
   → Họ được khấu trừ VAT nên giá không phải yếu tố cản trở

Lưu ý: Việc từ bỏ thường bị ràng buộc nhiều năm (thường 5 năm). Cần tính toán kỹ.

IX. Quy định về hóa đơn

Nếu là Kleinunternehmer:

• Không ghi VAT

• Phải ghi chú, ví dụ:
  “Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.”

Trong giao dịch quốc tế (EU), cần chú ý:

• USt-IdNr.

• Quy định về địa điểm cung cấp dịch vụ

• Reverse-Charge

Dù là Kleinunternehmer, bạn vẫn có thể phát sinh nghĩa vụ thuế đặc biệt.

X. Nghĩa vụ khai thuế còn lại

Thông thường:

• Không phải nộp Umsatzsteuer-Voranmeldung

• Và thường không phải nộp Umsatzsteuer-Jahreserklärung

Nhưng Finanzamt có thể yêu cầu trong một số trường hợp, đặc biệt khi có giao dịch EU.

XI. EU-Kleinunternehmerregelung

Từ 2025 có thêm quy định áp dụng toàn EU.

Điều kiện:

• Tổng doanh thu toàn EU ≤ 100.000 €

• Tuân thủ ngưỡng quốc gia từng nước

• Đăng ký qua Bundeszentralamt für Steuern (BZSt)

• Xin Kleinunternehmer-Identifikationsnummer

• Báo cáo định kỳ

Quy định này đặc biệt phù hợp với freelancer IT, coach, nhà thiết kế hoặc người bán dịch vụ kỹ thuật số trong EU.

Kết luận: Có nên chọn Kleinunternehmer?

Phù hợp nếu bạn:

• Doanh thu nhỏ

• Ít chi phí đầu vào

• Chủ yếu B2C

• Muốn giảm thủ tục hành chính

Không phù hợp nếu bạn:

• Đầu tư lớn

• Tăng trưởng nhanh (nguy cơ vượt 100.000 €)

• Chủ yếu làm B2B

Nếu tính đúng từ đầu, Kleinunternehmerregelung là lợi thế lớn.
Nếu chọn sai, nó có thể trở thành rào cản tăng trưởng của bạn.